Bufete Legal Madrid acelera la facturacion un 60% con abemonFLOW

El reto

Bufete Legal Madrid es un despacho de 45 abogados especializado en derecho mercantil y procesal. Como la mayoria de los despachos de su tamano, su modelo de negocio se basa en la facturacion por horas. Y como la mayoria de los despachos, tenia un problema cronico con el registro de tiempo.

Los abogados odian registrar horas. Es una tarea administrativa que interrumpe su trabajo real. El resultado es predecible: el registro se hace al final del dia (o al final de la semana, o al final del mes), de memoria, con estimaciones generosas en unos casos y conservadoras en otros. Estudios del sector indican que los despachos pierden entre un 20% y un 40% de las horas facturables por registros incompletos o tardios.

Pero el problema no terminaba en el registro. Una vez registradas las horas, el proceso de facturacion era manual y lento. La administracion tenia que consolidar los registros de cada abogado, verificarlos contra los asuntos, aplicar las tarifas correctas (que variaban por cliente, por tipo de asunto y por nivel de abogado), preparar la factura, obtener la aprobacion del socio responsable, enviarla al cliente y hacer seguimiento del cobro.

El ciclo completo, desde que se realizaba el trabajo hasta que se cobraba, podia durar 60-90 dias. En un negocio donde el capital de trabajo son las horas invertidas por los abogados, 90 dias de ciclo de cobro es una hemorragia financiera.

Ademas, el despacho no tenia visibilidad sobre la rentabilidad por cliente ni por tipo de asunto. Sabian que facturaban, pero no sabian si los asuntos que mas tiempo consumian eran los mas rentables o los menos.

La solucion

El Blueprint identifico tres focos de perdida: horas no registradas, ciclo de facturacion lento, y falta de visibilidad sobre rentabilidad. Las tres capas del Engine se disenaron para atacar cada foco de forma coordinada.

Integration conecto el sistema de gestion de asuntos del despacho, el correo electronico, el calendario, las herramientas de colaboracion y el sistema contable. La conexion con el email y el calendario fue clave para el registro automatico de tiempo. Cuando un abogado envia un email relacionado con un asunto, el sistema lo detecta y registra el tiempo. Cuando tiene una reunion en calendario vinculada a un cliente, el sistema registra la duracion. Cuando trabaja en un documento del asunto, el sistema captura el tiempo de edicion.

El abogado ya no tiene que recordar registrar horas. El sistema le presenta al final del dia un resumen de las horas capturadas automaticamente para que las confirme o ajuste. De 15 minutos de registro manual diario a 2 minutos de revision.

Orchestration automatizo el flujo completo de facturacion. Cuando se cierra un periodo de facturacion, el sistema consolida automaticamente las horas registradas, aplica las tarifas correctas segun el contrato del cliente, genera un borrador de factura, lo envia al socio responsable para aprobacion, emite la factura aprobada, la envia al cliente y programa los recordatorios de cobro.

El socio recibe el borrador en su movil, revisa los conceptos, aprueba con un toque, y la factura se emite en minutos. Sin emails de ida y vuelta con administracion. Sin borradores que se pierden. Sin retrasos por vacaciones del socio.

Control aporto la visibilidad que faltaba. Un dashboard de rentabilidad por cliente, por tipo de asunto, por abogado y por socio responsable. El socio director puede ver en tiempo real cuantas horas se han invertido en cada asunto, cual es el margen efectivo, que clientes estan por debajo del umbral de rentabilidad, y que abogados tienen la mayor tasa de horas facturables versus horas trabajadas.

Los resultados

Los ciclos de facturacion se aceleraron un 60%. De una media de 45 dias entre cierre de periodo y emision de factura, a 18 dias. La automatizacion del flujo y la aprobacion movil eliminaron los cuellos de botella que retrasaban cada paso.

Los ingresos se incrementaron un 35% por horas capturadas. El registro automatico detecto que los abogados estaban dejando de registrar una media de 1.8 horas facturables al dia. En un despacho de 45 abogados con una tarifa media de 180 euros por hora, eso representaba mas de 700.000 euros anuales en ingresos no facturados.

La precision en el registro de tiempo paso del 65% estimado al 95%. Los abogados ya no estiman. El sistema captura y ellos confirman. El sesgo desaparece porque el dato viene del sistema, no de la memoria.

El ciclo medio de cobro se redujo en 2 semanas gracias a los recordatorios automaticos y a la emision mas rapida de facturas. Cobrar antes mejora el flujo de caja y reduce la morosidad.

Capas del Engine utilizadas

• Integration: Conectividad con sistema de gestion de asuntos, email, calendario, herramientas de colaboracion y contabilidad. Captura automatica de tiempo desde actividad real.
• Orchestration: Workflow automatizado de facturacion end-to-end. Consolidacion, tarifas, borrador, aprobacion movil, emision, envio y seguimiento de cobro.
• Control: Dashboard de rentabilidad multi-dimension, alertas de asuntos por debajo de umbral, KPIs de productividad por abogado y tasa de horas facturables.