Cabo Express multiplica por 5 su capacidad sin aumentar plantilla

El reto

Cabo Express es una transitaria especializada en trafico con Ceuta, Melilla y norte de Africa. Su equipo de operaciones, compuesto por 6 personas, gestionaba una media de 40 expedientes semanales. Cada expediente requeria la preparacion manual de documentacion aduanera: DUAs, transitos, certificados de origen, documentos de transporte y comunicaciones con las autoridades portuarias.

El problema no era la competencia del equipo. El problema era el volumen de trabajo manual repetitivo que ahogaba su capacidad. Un solo expediente podia requerir 2-3 horas de preparacion documental, copiando datos entre sistemas, rellenando formularios, verificando codigos arancelarios y enviando emails. Con 40 expedientes semanales, el equipo vivia en un estado permanente de saturacion.

Los SLAs se incumplian regularmente. No por negligencia, sino por falta de capacidad. Cuando llegaban picos de volumen, los retrasos se acumulaban como fichas de domino: un expediente retrasado retrasa el embarque, el embarque retrasado retrasa la entrega, la entrega retrasada genera una reclamacion. El 15% de los expedientes sufria algun tipo de retraso evitable relacionado con la preparacion documental.

La empresa necesitaba crecer, pero contratar mas personal para hacer el mismo trabajo manual no era sostenible ni economicamente viable.

La solucion

El Blueprint revelo que el 80% del tiempo de preparacion documental se dedicaba a tareas que podian automatizarse: copiar datos de un sistema a otro, rellenar campos predecibles, verificar informacion que ya existia en algun lugar, y enviar notificaciones estandar.

Implementamos dos capas del Engine:

Integration conecto los sistemas que hasta entonces operaban como islas: el ERP de la empresa, el sistema aduanero, las plataformas portuarias, los sistemas de los transportistas y los canales de comunicacion con clientes. Las integraciones se disenaron con SLAs definidos, monitorizacion continua y mecanismos de reintento automatico. Cuando la Agencia Tributaria no responde, el sistema reintenta. Cuando un transportista no confirma, el sistema escala. Sin intervencion humana.

Orchestration fue donde ocurrio la magia. Disenamos workflows que automatizan el ciclo completo del expediente: desde que entra una solicitud de transporte hasta que se genera la factura. El sistema recoge los datos del pedido, prepara automaticamente la documentacion aduanera con los codigos arancelarios correctos, genera los documentos de transporte, envia las notificaciones a todas las partes involucradas, y programa las recogidas con los transportistas.

Los operadores pasaron de ser preparadores de documentos a ser gestores de excepciones. Su trabajo ya no es rellenar formularios. Su trabajo es resolver los casos que el sistema no puede resolver solo, que son los que realmente necesitan criterio humano.

Los resultados

La capacidad del equipo se multiplico por 5. Con las mismas 6 personas, Cabo Express gestiona ahora una media de 200 expedientes semanales. No porque trabajen mas horas, sino porque el trabajo repetitivo lo hace el sistema.

La documentacion manual se redujo un 80%. Los expedientes estandar se generan automaticamente. Solo los casos con excepciones o particularidades requieren intervencion manual, y incluso en esos casos el sistema prepara un borrador que el operador solo tiene que revisar y ajustar.

El cumplimiento de SLA paso del 85% al 99%. Al eliminar el cuello de botella de la preparacion manual, los expedientes fluyen sin retrasos evitables. Los picos de volumen ya no generan colas porque el sistema escala automaticamente.

El ROI completo se alcanzo en 3 meses. La inversion en el Engine se recupero gracias al volumen adicional que el equipo puede gestionar sin costes incrementales de personal.

Capas del Engine utilizadas

• Integration: Conectividad bidireccional con ERP, sistemas aduaneros, plataformas portuarias, transportistas y canales de cliente. SLAs de integracion con monitorizacion y alertas.
• Orchestration: Workflow automatizado end-to-end del expediente de transito. Generacion documental automatica, notificaciones programadas, gestion de excepciones con escalado.