Cosmen & Keiless recupera 4 puntos de margen con visibilidad en tiempo real

El reto

Cosmen & Keiless opera 12 establecimientos de restauracion en Madrid y Barcelona. El crecimiento de los ultimos anos fue rapido y organico: cada nuevo local se abria con urgencia, se conectaba como se podia al sistema central, y las particularidades de cada ubicacion generaban excepciones que nadie documentaba.

El resultado era predecible: 12 locales, 12 versiones de la realidad. El TPV de cada local generaba datos, pero consolidarlos requeria un proceso manual semanal. Las mermas se detectaban al final del mes, cuando ya era demasiado tarde para actuar. El coste real de cada plato era una estimacion, no un dato. Y el P&L por local era un ejercicio contable que llegaba con 3 semanas de retraso.

El CEO sabia que estaba perdiendo margen, pero no podia identificar exactamente donde ni por que. Los encargados de cada local reportaban que “todo estaba bien”, pero los numeros globales contaban otra historia. La diferencia entre lo que los locales reportaban y lo que la contabilidad decia era un agujero negro de informacion.

El problema de las mermas era especialmente doloroso. En restauracion, la merma es un enemigo silencioso: productos que caducan, porciones mal calculadas, robos internos, errores de inventario. Sin visibilidad diaria, las mermas se acumulan durante semanas antes de que alguien se de cuenta.

La solucion

El Blueprint de 2 semanas revelo que el problema fundamental era la falta de una verdad operativa unica. Cada sistema contaba una historia diferente y nadie podia reconciliarlas a tiempo para tomar decisiones.

Implementamos tres capas del Engine:

Visibility conecto los 12 TPVs, los sistemas de inventario, los proveedores principales y la contabilidad en un dashboard operativo que el CEO puede consultar desde su movil. Ventas en tiempo real por local, por producto, por franja horaria. Inventario actualizado despues de cada servicio. Costes de aprovisionamiento consolidados diariamente.

Data unifico las definiciones que divergian entre locales. Que es una merma. Como se calcula el coste de un plato. Que incluye el ticket medio. Que es un servicio. Cada local ahora opera con las mismas definiciones, las mismas categorias, los mismos criterios. Cuando el CEO mira el dashboard, sabe que los numeros son comparables.

Control fue la capa que genero el impacto mas inmediato. Disenamos un arbol de KPIs con umbrales de alerta automaticos. Cuando la merma de un local supera el 3% en un dia, salta una alerta. Cuando el food cost de un plato se desvia mas de un 5% de la ficha tecnica, salta una alerta. Cuando las ventas de un local caen un 15% respecto al mismo dia de la semana anterior sin explicacion conocida, salta una alerta.

Las alertas no son emails que se acumulan en la bandeja de entrada. Son notificaciones accionables que llegan al encargado del local y al director de operaciones con el dato concreto, la desviacion medida, y las acciones recomendadas.

Los resultados

Las mermas se redujeron un 30% en los primeros 60 dias. La clave fue la deteccion diaria. Cuando sabes que hoy has perdido un 4% en el local de Malasana, puedes investigar manana. Cuando te enteras un mes despues, el dano ya esta hecho y la causa es irrecuperable.

El margen operativo mejoro 4 puntos porcentuales. Ademas de la reduccion de mermas, la visibilidad del coste real por plato permitio ajustar precios y recetas en los productos con margen negativo que nadie habia detectado. Tres platos estrella de la carta estaban perdiendo dinero porque el coste de los ingredientes habia subido sin que se actualizara la ficha tecnica.

El P&L de cada local ahora esta disponible en tiempo real. El cierre mensual paso de ser un ejercicio de arqueologia contable de 3 semanas a una confirmacion de datos que ya se tienen. El equipo financiero, liberado de la reconciliacion manual, dedica su tiempo a analisis de rentabilidad y planificacion.

La deteccion de desviaciones paso de semanas a un solo dia. El CEO toma decisiones con datos de ayer, no con datos del mes pasado. Y los encargados de local tienen objetivos claros, medibles y revisados semanalmente con datos automaticos.

Capas del Engine utilizadas

• Visibility: Dashboard multi-local en tiempo real, conectividad con 12 TPVs, sistemas de inventario, proveedores y contabilidad
• Data: Diccionario de datos unificado para restauracion, definiciones estandar de merma, food cost, ticket medio y KPIs operativos
• Control: Arbol de KPIs con alertas automaticas, umbrales por local y por metrica, notificaciones accionables a encargados y direccion