Grupo Marbella reduce un 35% el ciclo de venta inmobiliaria con abemonFLOW

El reto

Grupo Marbella es una promotora inmobiliaria especializada en el segmento de lujo en la Costa del Sol. Con un portfolio de 6 promociones activas simultaneamente y precios medios por unidad superiores a 1.2 millones de euros, cada operacion de venta es un proceso complejo que involucra multiples departamentos, asesores legales, entidades financieras, notarias y la administracion publica.

El ciclo medio de una venta, desde la primera visita hasta la firma ante notario, era de 14 meses. No porque los clientes tardaran en decidirse, sino porque el proceso interno estaba fragmentado. La documentacion tecnica la generaba un departamento, la contractual otro, la fiscal un tercero. Cada departamento trabajaba con su propio ritmo, sus propios sistemas y sus propias prioridades.

Los agentes comerciales dedicaban el 40% de su tiempo a tareas administrativas: preparar dossieres de venta, recopilar documentacion para la due diligence del comprador, coordinar con la gestoria, perseguir al departamento legal para que revisara un contrato. Tiempo que no dedicaban a lo que realmente genera ingresos: vender.

El problema era especialmente critico con clientes internacionales, que representan el 60% de las ventas. Un comprador aleman o britanico esperaba eficiencia, transparencia y respuestas rapidas. Cuando un documento tardaba dos semanas en llegar, la confianza se erosionaba. Y en el segmento de lujo, la confianza es el activo mas valioso.

La solucion

El Blueprint identifico tres focos de friccion: la fragmentacion documental, la falta de visibilidad del estado de cada operacion, y la ausencia de reglas claras sobre quien hace que y cuando.

Orchestration fue la capa que mas impacto genero. Diseñamos un workflow completo que orquesta el ciclo de venta de principio a fin. Cuando un cliente muestra interes serio, el sistema inicia automaticamente la preparacion del dossier de venta con toda la documentacion de la unidad. Cuando se firma una reserva, el sistema genera el contrato de arras con los datos precargados, programa la revision legal, notifica a la gestoria fiscal y agenda los hitos siguientes.

Cada paso tiene un SLA definido. Si el departamento legal no revisa el contrato en 48 horas, se escala. Si la gestoria no responde en 5 dias laborables, se escala. El sistema no deja que nada se quede atascado en la bandeja de entrada de nadie.

Visibility conecto todas las piezas en un dashboard comercial donde cada agente ve el estado de todas sus operaciones en tiempo real. Donde esta cada venta, que documentos faltan, que plazos se acercan, que acciones requieren su intervencion. La directora comercial ve la foto completa de las 6 promociones en una sola pantalla.

Governance definio las reglas del juego. Cada rol tiene responsabilidades claras, cada metrica tiene un propietario, cada desviacion tiene un protocolo. Las reuniones comerciales semanales dejaron de ser sesiones de actualizacion manual (“a ver, Juan, ¿como va lo del cliente aleman?”) y se convirtieron en sesiones de decision sobre datos reales.

Los resultados

El ciclo de venta se redujo un 35%, pasando de 14 meses a 9 meses de media. La reduccion vino fundamentalmente de eliminar tiempos muertos entre pasos: documentos que esperaban revision, firmas que esperaban programacion, informacion que esperaba que alguien la recopilara.

El tiempo dedicado a gestion documental se redujo un 50%. Los dossieres de venta se generan automaticamente. Los contratos se preparan con datos precargados. La documentacion para due diligence se compila sin intervencion manual. Los agentes comerciales recuperaron ese 40% de tiempo administrativo y lo dedicaron a vender.

El cumplimiento de plazos con clientes alcanzo el 98%. Cuando un agente promete al cliente que tendra un documento en una fecha, el sistema se encarga de que ocurra. Los clientes internacionales, acostumbrados a procesos eficientes en sus paises de origen, reciben la experiencia que esperan.

El ROI completo se alcanzo en 4 meses, impulsado por el incremento en velocidad de cierre y la reduccion de operaciones que se caian por demoras en el proceso.

Capas del Engine utilizadas

• Orchestration: Workflow completo del ciclo de venta inmobiliaria, desde interes hasta firma notarial. Generacion documental automatica, SLAs por paso, escalado automatico.
• Visibility: Dashboard comercial multi-promocion en tiempo real. Estado de operaciones, documentacion pendiente, plazos y alertas por agente.
• Governance: Ownership de cada fase del proceso, cadencia de revision semanal automatizada, protocolos de escalado y metricas de rendimiento por equipo.