Iberian Freight Solutions reduce un 45% el tiempo de cotizacion con abemonTRANSPORT

El reto

Iberian Freight Solutions es un operador logistico multimodal con sede en Valencia, especializado en transporte de mercancias entre la Peninsula Iberica, las Islas Canarias, norte de Africa y el corredor mediterraneo europeo. Gestiona envios por carretera, maritimo y aereo, con un volumen medio de 800 expedientes mensuales y una red de 15 carriers con los que opera habitualmente.

El proceso de cotizacion era el cuello de botella mas critico de la empresa. Cuando un cliente solicitaba un presupuesto para un envio multimodal (por ejemplo, recogida en fabrica en Barcelona, transporte por carretera hasta el puerto de Valencia, carga maritima hasta Las Palmas, y distribucion local en Gran Canaria), el comercial tenia que consultar manualmente las tarifas de cada carrier para cada tramo. Las tarifas estaban en hojas de calculo, PDFs de los carriers, o directamente habia que llamar por telefono para pedir cotizacion. Un solo presupuesto multimodal podia requerir entre 2 y 4 horas de trabajo.

Pero la lentitud no era el unico problema. La calidad de las cotizaciones era inconsistente. El resultado dependia de la experiencia del comercial, de los carriers que recordaba consultar, y de su capacidad para identificar la combinacion optima de rutas y modos de transporte. Un comercial senior con 15 anos de experiencia generaba cotizaciones un 18% mas competitivas que uno junior, simplemente porque conocia mas opciones y combinaciones.

La visibilidad de los envios era practicamente inexistente una vez la mercancia salia del almacen de origen. Cada carrier tenia su propio sistema de tracking, algunos con API, otros con portales web, y algunos solo ofrecian informacion por telefono. El cliente llamaba pidiendo el estado de su envio, y el equipo de operaciones tenia que contactar al carrier correspondiente, esperar respuesta, y trasladar la informacion. Con 800 expedientes activos, el equipo dedicaba un 30% de su tiempo a responder consultas de estado que no tenian forma de responder sin contactar a terceros.

Las incidencias en transito (retrasos, danos, perdidas parciales, cambios de ruta) se detectaban cuando el cliente reclamaba, no cuando ocurrian. La falta de visibilidad convertia cada incidencia en una crisis porque se gestionaba en modo reactivo, sin margen para tomar medidas correctivas a tiempo.

La solucion

El Blueprint de 3 semanas cartografio el ecosistema logistico completo: 15 carriers con 6 protocolos de integracion distintos (API REST, SOAP, EDI, email, portal web, telefono), 3 modos de transporte con sus propias logicas de tarifacion, y un proceso de cotizacion que dependia casi exclusivamente del conocimiento tacito de los comerciales.

Implementamos abemonTRANSPORT sobre cuatro capas del Engine:

Integration fue la capa mas intensiva en trabajo. Conectamos los 15 carriers a traves de sus respectivos protocolos: APIs REST para los carriers modernos, adaptadores SOAP para los legacy, parsers EDI para los maritimos que operan con estandares EDIFACT, y scrapers controlados para los que solo ofrecen portal web. Cada integracion incluye consulta de tarifas en tiempo real, tracking de envios, y recepcion de eventos (recogida, salida, transito, entrega, incidencia). Para los carriers que no ofrecen API de tarifas, implementamos un sistema de cache inteligente que actualiza los precios periodicamente y estima variaciones basandose en patrones historicos. Toda la informacion fluye hacia un modelo de datos unificado donde un envio es un envio, independientemente de cuantos carriers y modos de transporte involucre.

Orchestration automatizo el proceso de cotizacion end-to-end. Cuando un cliente solicita un presupuesto, el sistema descompone la ruta en tramos, consulta las tarifas disponibles para cada tramo en cada modo de transporte compatible, calcula los tiempos de transito incluyendo tiempos de conexion entre modos, y genera un ranking de opciones optimizado por coste, por tiempo, o por el balance que el cliente prefiera. Lo que antes requeria 2-4 horas de trabajo manual de un comercial se resuelve ahora en minutos, con la ventaja adicional de que el sistema evalua combinaciones que un humano no exploraria por falta de tiempo o conocimiento.

El workflow de operaciones se automatizo igualmente. Una vez aceptada la cotizacion, el sistema genera las ordenes de transporte para cada carrier implicado, programa las recogidas, emite la documentacion necesaria (CMR, conocimiento de embarque, packing list), y monitoriza la ejecucion de cada tramo. Si un carrier no confirma una recogida en el plazo esperado, el sistema alerta automaticamente y sugiere un carrier alternativo.

Visibility proporciono el tracking multimodal en tiempo real que antes era imposible. Un unico panel muestra la posicion y el estado de todos los envios activos, independientemente del carrier o modo de transporte. El cliente tiene acceso a un portal de seguimiento con actualizaciones automaticas por email en cada hito significativo: recogida confirmada, en transito, en conexion, en reparto, entregado. Las incidencias se detectan automaticamente (un envio que no llega al hub de conexion en el tiempo previsto genera una alerta antes de que el retraso se propague a los tramos siguientes).

Data construyo la base de conocimiento logistico. El historico de tarifas, tiempos de transito reales, y fiabilidad de cada carrier alimenta un modelo que mejora la precision de las cotizaciones con cada operacion. El sistema aprende que el carrier X es un 15% mas lento en invierno para la ruta Valencia-Las Palmas, o que el carrier Y tiene un 8% de incidencias en envios de mas de 2 pallets. Esta informacion se incorpora automaticamente en las cotizaciones y en la seleccion de carriers.

Los resultados

El tiempo de cotizacion se redujo un 45%. Las cotizaciones que antes requerían 2-4 horas de trabajo manual se generan ahora en menos de 15 minutos para envios multimodales complejos, y en menos de 2 minutos para rutas estandar. El equipo comercial paso de generar 8-10 cotizaciones diarias a mas de 30, sin trabajar mas horas. La tasa de conversion de cotizacion a pedido mejoro un 12% porque la respuesta rapida reduce la probabilidad de que el cliente cierre con un competidor.

La capacidad de gestion se triplico sin ampliar el equipo. Con las mismas 12 personas de operaciones, Iberian Freight Solutions gestiona ahora mas de 2.400 expedientes mensuales. El equipo dedica su tiempo a gestionar excepciones y a mantener relaciones con carriers estrategicos, no a copiar datos entre sistemas o a llamar pidiendo estados de envio.

Los costes operativos se redujeron un 22%. La reduccion viene de tres fuentes: la optimizacion automatica de rutas que encuentra combinaciones de carrier mas economicas, la reduccion de incidencias gracias a la deteccion temprana, y la eliminacion del sobrecoste de las cotizaciones suboptimas que generaban los comerciales menos experimentados. El sistema homogeneiza la calidad de las cotizaciones independientemente de quien las genere.

El tracking multimodal en tiempo real elimino por completo las llamadas de estado. Los clientes consultan el portal de seguimiento directamente, y reciben notificaciones proactivas cuando hay algo relevante. El equipo de operaciones recupero ese 30% de tiempo que dedicaba a responder consultas de estado.

Capas del Engine utilizadas

• Integration: Conectividad con 15 carriers a traves de 6 protocolos distintos (REST, SOAP, EDI, scrapers, cache), modelo de datos logistico unificado, eventos en tiempo real
• Orchestration: Cotizacion automatizada multimodal con ranking por coste/tiempo, generacion de ordenes de transporte, documentacion automatica, gestion de excepciones
• Visibility: Portal de tracking multimodal en tiempo real, notificaciones automaticas por hito, deteccion proactiva de incidencias, dashboard de operaciones
• Data: Historico de tarifas y tiempos de transito, modelo predictivo de fiabilidad por carrier/ruta, mejora continua de cotizaciones con datos reales de operacion