5 senales de que el drift operativo esta matando tu ejecucion
El enemigo que no ves
El drift operativo es la divergencia progresiva entre como una organizacion cree que funciona y como realmente funciona. Es un proceso lento, silencioso y acumulativo. Nadie despierta un dia y decide que las definiciones dejen de coincidir entre departamentos. Ocurre gradualmente, decision a decision, excepcion a excepcion, contratacion a contratacion.
Lo peligroso del drift operativo es que cuando es visible ya es grave. Las organizaciones que lo detectan temprano pueden corregirlo con esfuerzo moderado. Las que lo detectan tarde necesitan una intervencion profunda. Y las que nunca lo detectan simplemente pierden competitividad sin entender por que.
Estas son las 5 senales mas fiables de que el drift operativo ya esta activo en tu organizacion.
1. Las metricas no coinciden entre departamentos
La senal mas clara de drift operativo es cuando diferentes departamentos reportan numeros diferentes para lo que deberia ser la misma metrica. Ventas dice que el mes fue bueno. Finanzas dice que fue regular. Operaciones dice que fue complicado. Y todos tienen datos que respaldan su version.
El problema no es que alguien mienta. El problema es que cada departamento ha desarrollado su propia definicion de las metricas clave sin que nadie lo coordine. El “revenue” de ventas incluye pedidos confirmados. El de finanzas solo incluye ingresos reconocidos. El de operaciones mide entregas completadas. Son tres numeros diferentes que se llaman igual.
El test: Pide a tres directores de departamento que te den el revenue del ultimo trimestre. Si los numeros no coinciden dentro de un 2% de margen, tienes drift en las definiciones de datos.
2. El tiempo de cierre mensual se alarga cada mes
El cierre mensual deberia ser una confirmacion de datos que ya tienes, no un ejercicio de arqueologia. Cuando el equipo financiero necesita dos semanas para cerrar un mes, no es porque sean lentos. Es porque los datos de los sistemas no cuadran entre si y alguien tiene que reconciliar manualmente.
El drift se manifiesta en el cierre porque es el unico momento donde todos los datos tienen que cuadrar al mismo tiempo. Durante el mes, cada sistema funciona independientemente y las inconsistencias no son visibles. Al cierre, las inconsistencias se acumulan y alguien tiene que resolverlas una por una.
El test: Mide cuanto tarda tu cierre mensual hoy versus hace dos anos. Si ha crecido mas del 30%, los datos estan drifteando mas rapido de lo que tu equipo puede reconciliar.
3. Los nuevos empleados tardan meses en ser productivos
Cuando una organizacion opera con procesos claros y documentados, un empleado nuevo puede ser productivo en semanas. Cuando opera con procesos que existen solo en la cabeza de las personas que los ejecutan, los nuevos empleados necesitan meses de aprendizaje informal para entender como funcionan realmente las cosas.
La señal de alarma no es que tarde en aprender. Es que lo que aprende no coincide con lo que esta documentado (si es que hay documentacion). El manual de procesos dice una cosa. La realidad dice otra. El nuevo empleado aprende la realidad de un compañero veterano y el manual queda como ficcion.
El test: Pregunta a un empleado que lleva menos de seis meses si los procesos que sigue coinciden con la documentacion oficial. Si la respuesta es “mas o menos” o “hay cosas que se hacen diferente en la practica”, el drift de procesos es real.
4. Las excepciones son la norma
Toda organizacion tiene excepciones a sus procesos. Un cliente especial que requiere un flujo diferente. Una situacion inusual que no encaja en el proceso estandar. Eso es normal. Lo que no es normal es que el porcentaje de excepciones supere el 20% del volumen total.
El drift operativo convierte excepciones temporales en practicas permanentes que nunca se formalizan. Alguien aprobo un workaround para un caso especifico y se convirtio en el proceso por defecto. Un cliente pidio un formato de informe diferente y ahora todos los informes se hacen asi. Nadie tomo la decision de cambiar el proceso. Simplemente derivo.
El test: Pide a un equipo operativo que clasifique sus tareas del ultimo mes en “proceso estandar” y “excepcion o workaround”. Si las excepciones superan el 20%, el proceso real se ha separado del proceso diseñado.
5. La direccion no puede responder preguntas basicas sin esperar
La senal mas grave de drift operativo es cuando la direccion necesita dias para responder preguntas operativas basicas. “Cual es nuestro margen por linea de producto?” “Cuantos clientes activos tenemos?” “Cual es nuestro ciclo medio de cobro?” Si estas preguntas no se pueden responder en minutos, la organizacion ha perdido su verdad operativa.
No es un problema de herramientas. Es un problema de gobierno. Los datos existen en algun sistema, pero nadie ha definido como se calculan, quien los mantiene, y donde se consultan. Cada pregunta requiere que alguien extraiga datos de multiples fuentes, los reconcilie, y prepare un informe ad hoc.
El test: Haz cinco preguntas operativas basicas a tu equipo y mide cuanto tardan en responder con datos fiables. Si alguna tarda mas de 24 horas, la visibilidad operativa tiene gaps criticos.
Que hacer si reconoces estas senales
El primer paso es no entrar en panico. El drift operativo es reversible. Pero requiere una intervencion deliberada. No se corrige solo. No se corrige con mas herramientas. No se corrige con un proyecto de transformacion digital que tarde 18 meses.
Se corrige con un diagnostico operativo honesto que mida el estado real, un modelo operativo objetivo que defina el estado deseado, y un roadmap de implementacion que priorice los puntos de mayor impacto. Paso a paso, capa a capa, medible en cada iteracion.
Las organizaciones que abordan el drift operativo temprano invierten menos y obtienen resultados mas rapido. Las que lo ignoran pagan un precio creciente en ineficiencia, oportunidades perdidas y frustración de equipo.
